Back

Personal Assistant & Office Manager

Job Description

Обязанности:
  • Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителей.
  • Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  • Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  • Составляет и отправляет ежемесячные / квартальные , годовой отчеты по ТОО для ШК
  • Обеспечивает хранение и систематизацию документации в надлежащем виде.
  • Принимает документы и личные заявления на подпись руководителей.
  • Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителей.
  • Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
  • Организует проведение телефонных переговоров, записывает в отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
  • По поручению руководителей составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы отправителям/авторам писем.
  • Выполняет работу по подготовке заседаний, совещаний, семинаров и др. проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
  • Осуществляет контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей, взятых на контроль.
  • Обеспечивает рабочее место руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, поддерживающие эффективную работу.
  • Печатает по указанию руководителей служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
  • Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений.
  • Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
  • Выполняет отдельные служебные поручения руководителей:
  • Организует деловые поездки руководства.

  • Оформляет авансовые и командировочные документы руководителей.

  • Тесно сотрудничает с административными и оперативными отделами ТОО.

  • Составляет презентационные материалы о деятельности компании.

  • Выполняет заказы на офисную продукцию, SIM-карты

Требования:
  • Высшее образование со стажем работы не менее 2 лет на аналогичной позиции - ассистентом или офис менеджером.
  • Опыт в организации делопроизводства.
  • Иностранные языки - английский и/или немецкий.
  • Понимание порядка систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
  • Опыт работы со средствами вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Organization: Siemens Healthineers

Company: Siemens Healthcare Limited Liability Partnership

Experience Level: Experienced Professional

Job Type: Full-time

Can't find what you are looking for?

Let's stay connected

Can't find what you are looking for?