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Office Manager (Assistant Administratif) - Grenoble

Job Description

Nos produits, notre écosystème et notre métier

Des plateformes web, des solutions SaaS et des solutions On-Premise. Situés au cœur de l'industrie électronique, nous sommes leader de la transformation digitale des achats dans ce secteur.
70 plateformes web pour les professionnels, ingénieurs et acheteurs, de l'électronique. Une plateforme unique de market intelligence dotée d'IA. Des solutions logicielles pour digitaliser les processus achats des fabricants d'équipements, et des sous-traitants en électronique.

Notre histoire

Créée en 2003, Supplyframe compte aujourd'hui plus de 300 collaborateurs, aux US, en Europe et en Chine. Le siège social est en Californie. A Grenoble, nous sommes actuellement 10, et assurons le développement de la solution On-Premise Buymanager, créée en 2008, ainsi que la commercialisation les solutions du groupe en Europe.
La valeur de notre offre et notre capacité d'innovation ont séduit Siemens, que nous avons rejoint en août 2021. Restant indépendant, nous continuons notre développement avec des perspectives énormes.

Notre ADN et nos valeurs

Entreprendre et innover. Au quotidien, dans un environnement de travail international, nous aimons aussi les bons moments ensemble et autour d'une table.

Votre mission

Administration
Comptabilité:
  • Enregistrement des pièces comptables (Achat, Vente, Banque), lettrage
  • Etablit les règlements des tiers à réaliser
  • Interlocuteur privilégié de l'expert-comptable pour la bonne tenue de la comptabilité
  • Veille à la bonne tenue de la comptabilité
Administration des ventes:
  • Facturation client, suivi des règlements et relance, enregistrement des paiements
  • Mise à jour de la CRM Salesforce (Facturation et commandes) pour le reporting au siège social
  • Préparation des conventions de formations conventionnées pour les actions de formation réalisée par l'équipe de Customer Success
Social:
  • Instructions destinées à l'expert-comptable pour l'établissement des bulletins de salaire (Comptabilisation des congés, arrêts maladie, tickets restaurants)
  • Distribution des tickets restaurant
  • Supervise les entrées/sortie des salariés (Information, documents, matériels, accès aux locaux, comptes pour les différents logiciels)
  • Préparation des contrats de travail et des conventions de stage
  • Calculs de commissions pour les commerciaux
Relations avec les fournisseurs:
  • Collecte des factures fournisseurs en vue de leur comptabilisation
  • Contrôle des notes de frais des collaborateurs
Reporting:
  • Reporting facturation client mensuel
  • Reporting comptable mensuel
  • Reporting social
  • Interlocuteur privilégié pour les demandes d'information diverses du siège social
Relations avec l'administration:
  • Déclaration de TVA mensuelle
  • Etablissement des bilans pédagogiques annuels (Qualiopi)
Préparation du bilan:
  • Prendre en charge les demandes d'information et de circularisation du commissaire aux compte
Office Management
Gestion des locaux:
  • Organise la bonne tenue des locaux
  • Interlocuteur des prestataires (Ménage, Climatisation, Téléphone, Alarme…)
Organisation des déplacements professionnels:
  • Recherche et réservation des hébergements
  • Organisation des moyens de déplacement
Achats généraux:
  • Effectue les commandes d'achats de bureaux et de fourniture
  • Consultation des fournisseurs
Accueil:
  • Accueil téléphonique (un standard automatique effectue un filtrage des appels commerciaux et support)
  • Accueil des visiteurs (peu de visiteurs en dehors des livreurs, de la poste)
Organisation documentaire interne:
  • Veille à la bonne tenue de l'ensemble des documents administratifs de l'entreprise (classement, organisation)

Vos compétences

Vous avez une formation en comptabilité ou une expérience significative de la tenue d'une comptabilité. Minimum 1 an d'utilisation d'un logiciel de comptabilité (nous utilisons EBP)

Vous avez une expérience d'administration des ventes ; idéalement vous avez déjà utilisé sur ce périmètre un ERP ou un outil de CRM.

Vous maîtrisez la suite Microsoft office et en particulier Excel.

Pour votre profil
  • Le sens de l'organisation, la rigueur et le souci du détail
  • Esprit d'équipe, collaboration, engagement
  • Cool, souriant, aimable mais parfois ronchon, ça arrive.
Globalement, ce qu'on attend de vous:

Etre l'artisan d'un fonctionnement fluide de l'entreprise permettant à chacun de se concentrer sur son cœur de métier

Et pour les langues: 

L'anglais est évidemment très présent dans notre quotidien et constitue un atout indéniable.

Cadre de travail
  • Nous avons de très beaux bureaux au centre-ville de Grenoble, 30Bd Gambetta.
  • Le quartier est très sympa, proches de plein de restaurants et commerces. Le télétravail, fait aussi partie de nos pratiques courantes.
#DISW  #LI-CC


Organization: Digital Industries

Company: Supplyframe Europe SAS

Experience Level: Experienced Professional

Full / Part time: Full-time

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